REUNION DU COMITE PROVINCIAL
LUNDI 03.12.2012

Présents : A.-M. HABETS, S. LAURENT, M. FORGET, G. COLAS, R. GRUSELIN, L. HAAGER, J.-P. MALLIEN, J.-L. MASSART, G. BURTON
Excusé : B. VALENTIN

1. PRESIENT :

 Suite à la démission de J.-Cl. CLEMENT, il paraissait logique de coopter J.-P. MALLIEN qui s'occupait déjà du volet administratif de la commission technique. Le CP marque son accord à sa cooptation. J.-P. MALLIEN précise alors qu'il n'a jamais été volleyeur et qu'il ne sait pas s'il pourra assumer le volet technique. M. FORGET, notre président, s'engage à l'aider au niveau technique proprement dit.
 Suite aux propositions de modifications aux R.O.I. A.I.F. qui seront présentées lors de la prochaines AG. A.I.F. du 15.12.2012, notamment pour ce qui concernait la suppression du match réserve en division 2 AIF et pour l'augmentation des indemnités d'arbitrage pour les matchs disputés en championnat AIF, le Président provincial avait pris contact avec les clubs pour avoir leur avis. Il informe dès lors les membres du CP des réponses reçues qui dans leur majorité, s'opposent aux deux propositions.
 Certains membres du CP n'approuvent pas la démarche du Président estimant que, ayant été élus par les clubs lors des AG provinciales, les membres du CP sont sensés prendre leurs responsabilités en tant que représentants des clubs, et qu'il existe dans les statuts des moyens d'écarter des membres qui ne leur auraient pas donné satisfaction durant la saison.
 Le Président rétorque que par cette démarche, il a voulu emboîter le pas aux autres provinces qui ont également demandé avis aux clubs dont ils sont les représentants, notamment parce que cette proposition aura un impact non négligeable sur la trésorerie des clubs.
 Le président informe ensuite le CP des résultats de la réunion que lui, R. Gruselin et J.-L. Massart ont eue avec B. Meunier, chef du service des sports de la province de Luxembourg. Cette réunion avait pour but de savoir s'il était possible d'envisager une demande de subsides de fonctionnement pour le CP en vue du développement de nos jeunes et, dans l'affirmative, la manière de procéder pour l'introduire. Les représentants du CP ont insisté sur le fait que leurs seules recettes provenaient de l'inscription des équipes aux différents championnats ainsi que des éventuelles amendes infligées aux clubs en cours de saison (entrées aléatoires). B. Meunier était très étonné d'apprendre qu'aucune indemnité n'est attribuée par la fédération faîtière.
 Après explications, constat est fait qu'il s'agit d'introduire une demande de subsides de fonctionnement, accompagné d'un dossier présentant la fédération provinciale et ses différentes composantes, ainsi que les besoins financiers auxquels elle doit faire face durant une année. Ce dossier devra être analysé par le Collège Provincial.

2. SECRETAIRE :

 Le rapport du CP du 05.11.2012 est approuvé
 Le secrétaire attire encore une fois l'attention sur le fait que les 1ères pages sont constituées de photos qui lui sont envoyés par nos correspondants de l'Avenir du Luxembourg, et qu'à partir du moment où ceux-ci n'en envoient pas, il doit aller les chercher sur les sites de clubs qui en possèdent. C'est le cas d'Athena. Toutefois, il aurait aimé pouvoir constituer une 1ère page par les sélections provinciales. Et il semblerait que des photos aient déjà été prises, mais elles n'ont pas été transmises au secrétariat. Athena possède des photos de leurs pupilles et minimes. Si aucune autre photo ne lui parvient, le secrétaire récupérera celles-là et en cherchera d'autres sur des sites de volley-ball étrangers à la province, ce qui serait dommage.
 3 candidatures d'organisation des finales des coupes provinciales ont été adressées au secrétariat dans les délais. Il s'agit d'Athena, de Stabulois et de Champlon. Comme au sein du CP figurent des membres de clubs concernés, le secrétaire demande à ces membres de se retirer afin de permettre aux membres restants d'analyser les offres et de décider. A l'issue des discussions, le CP a décidé d'attribuer l'organisation au club de Stabulois qui organise le même jour un clinic.
 Le CP a également décidé des horaires de ces finales : les messieurs joueront leur finale à 15h30 et les dames à 17h30.

3. TRESORERIE :

 Suite à la démission de G. Humblet du poste de trésorier, J.-L. Massart et G. Burton lui ont rendu visite pour obtenir des renseignements quant au travail restant à faire, mais également la manière utilisée pour effectuer sa comptabilité. Après avoir reçu tous ces renseignements, ils ont emporté avec eux les différents dossiers qu'il détenait ainsi que les relevés bancaires.
 Ils ont également pris rendez-vous à la banque pour effectuer les démarches administratives indispensables au bon fonctionnement des comptes. J.-L. Massart est donc officiellement le nouveau trésorier de l'ASBL et peut agir comme tel.
 Comme le nouveau trésorier était tout-à-fait étranger à l'organisation comptable du précédent, il a analysé et « débroussaillé » le travail effectué et les écritures comptables passées pour se faire une idée du travail qui l'attendait.
 Il a avant tout établi toutes les factures à destination des clubs et les a envoyé à leur secrétaire.
 Il a ensuite préparé une ventilation de toutes les entrées et charges pour présenter au CP pour que les membres du CP puissent se faire une idée de tous les mouvements comptables, et ainsi prendre position quant à la manière de continuer. Des logiciels comptables existent sur le marché, encore faut-il savoir le mieux adapté aux besoins de l'ASBL. Des logiciels, conseillés par des personnes du monde du volley-ball, seront téléchargés provisoirement pour y effectuer des tests, et une décision sera prise en connaissance de cause.
 Il est également décidé de demander à chaque commission de présenter un budget qui reprendra dans les grandes lignes les besoins de chacune d'entre-elle.
 Dans le même esprit, il sera établi un modèle unique de note de frais que chaque commission utilisera pour exposer ses frais, et ce 2 à 3 fois par saison.
 Enfin, vu le travail effectué et les démarches entreprises au niveau de l'institution bancaire, J.-L. Massart souhaite reprendre à titre définitif la trésorerie, et d'abandonner le poste de responsable des jeunes et loisirs qu'il détenait jusqu'à maintenant. Il est donc fait appel à un candidat pour reprendre cette fonction.

4. TECHNIQUE :

 Le responsable coopté de la commission technique présente un budget complet des besoins pour terminer la saison tout en sachant que la province fera l'impasse sur les interprovinces de Loverval.
 Dans la foulée, il présente un budget complet et détaillé pour la nouvelle saison 2013-2014 de manière à l'intégrer dans le dossier de demande de subsides à adresser au Collège Provincial.
 Il fait ensuite une proposition d'organisation de la commission pour la saison 2013-2014. Il serait nécessaire de trouver un nombre suffisant de personnes susceptibles de pouvoir entraîner les jeunes joueurs, de manière à assurer une certaine continuité, même en l'absence d'entraîneurs titulaires.

5. STATUTS ET REGLEMENTS :

 Le responsable des statuts et règlements présente les différentes propositions de modifications du R. O. I. introduites pour être soumises à l'AG AIF du 15.12.2012. Si les membres du CP sont unanimes pour exprimer leur vote pour la plupart d'entre-elles, elles sont discordantes pour ce qui concerne la proposition d'augmentation de l'indemnité d'arbitrage dans le championnat AIF.
 R. Gruselin informe les membres du CP que, dans le cadre de l'établissement d'un dossier de demande de subsides à la Province, chaque responsable recevra une partie du dossier qu'il est prié de compléter en y apportant des commentaires sur sa commission, son rôle, mais également en s'y exprimant en tant que besoins financiers, besoins matériels et autres.... Ce travail doit être réalisé dans les meilleurs délais, de manière à pouvoir présenter l'ensemble du dossier lors du prochain CP, d'y apporter les dernières retouches éventuelles avant de le remettre au Collège Provincial.
 En fonction du rendez-vous qui sera fixé par la province, il sera décidé de la composition de la délégation qui se rendra aux services provinciaux.

6. DIVERS :

 Il est à signaler que sur les 10 inscriptions au cours d'arbitres, 5 seulement se sont présentées au cours, et 3 ont passé les examens avec succès, 2 de La Vierre et 1 de Stabulois. Il s'agit de Grosjean Céline, Chavanne Napauline et de Evrard Yndia-Marie.
 La responsable des rencontres informe le CP que les listes d'amendes depuis le début de la saison sera remise dans la semaine au trésorier.
 Lors de la dernière AG provinciale, l'article 06.3.1 a été revu limitant à 2 années consécutives le refus de montée dans les séries AIF. A la suite de la décision du CP du 01.10.2012 d'appliquer rétroactivement ce changement, des réclamations ont été émises, argumentées par le fait qu'une nouvelle loi n'était jamais rétroactive. Le CP, après avoir écouté le responsable des statuts (absent lors de la décision), estime cette argumentation comme fondée et revient sur sa décision du 01.10.2012. Le changement concerné ne prendra donc effet qu'à partir de cette saison 2012-2013.
 Avant de prendre congé, les membres du CP ont encore écouté une proposition de J.-P. Mallien relatif à une réorganisation au sein des commissions. Estimant que la commission technique était en réalité très proche de la commission des jeunes, il propose que cette dernière soit fusionnée à la commission technique pour devenir « Commission technique et de jeunes ». De même, G. Colas propose également de reprendre les loisirs dans sa commission beach-volley. Celle-ci deviendrait donc « Commission beach-volley et loisirs ». Pour décharger le trésorier des autres fonctions sous sa responsabilité, il reste encore à lui retirer le mini-volley, que l'on propose à S. Laurent de reprendre. Celle-ci réfléchira à la proposition et donnera sa réponse lors du prochain CP du 07.01.2013. Finalement, la commission « jeunes et loisirs » serait découpée et ventilée vers d'autres commissions. L'ensemble des membres présents marque son accord à ces différents changements.